BLIT2008 - Social Event

Es wird gesucht: Ein Ort für ein Geselliges Beisammensein™ mit folgenden Voraussetzungen:

• Nähe zum Veranstaltungsort
• Platz für ca. 100-200 Leute (Hausnummer; hat jemand 'ne andere Meinung? --MaD)
• Verpflegungsmöglichkeit (lokaler Ausschank/Selbstversorgung/Pizza-Bestellung/...)

Vorschläge

• Waldschloss wäre gut gewesen, hat aber leider dichtgemacht.
• Lindenpark: Wäre in Laufentfernung, ist aber wohl zu groß.
• das Lokal Griebnitzsee: In Laufentfernung, direkt im S-Bahnhof Griebnitzsee. Ich weiß aber nicht, ob man das exklusiv mieten kann? --Hs
  • Von der WebSite: "Veranstaltungen wird man im „Lokal“ nicht erleben können. Dafür kann man die Kneipe nach Absprache mit dem Eigentümer mieten und gegebenenfalls seine eigene Party aufziehen." --dz

Lösung

Die Entscheidung ist gefallen: das lokal Griebnitzsee

Rahmenbedingungen

• 60-80 Personen (auf diese Anzahl ist auch die aktuelle Kalkulation ausgelegt)
  • bei (weit) mehr als 80 Personen (110 passen in das lokal rein) ist eine Rabattierung mgl.
    • wir haben abgesprochen (ohne dies wahrsch. realisieren zu können, oder?), dass auch nicht mehr als 110 Personen kommen werden
• das lokal führt uns als geschlossene Veranstaltung (ab 18.00 Uhr wird der "normale" Gastbetrieb eingestellt)
• ab 19.00 Uhr ist für uns geöffnet
• die Bezahlung wird von uns spät. am Abend (nach dem Essen) vorgenommen

Getränke

• Selbstzahler
  • Bezahlung wird vor Ort von den KellnerInnen entschieden (entweder direkt am Tisch bezahlen oder wie "normal" auf Rechnung)

Essen

• Mischkalkulation
• ca. 8 - 8.50€ p.P.
• es wird folgende Essen in Form eines Buffets geben
  1. Hauptessen
     • Vegetarische Nudelpfanne
     • Chili
     • 'Cordon bleu' mit gratinierten Kartoffeln
  2. Beilagen
     • Reis
     • Brot
     • Salat (grüner gemischter)
  3. Desert
     • Rote Beerengrütze
  4. Weiteres
     • Fruchtkorb + (aufgeschnittene) Melone
• im Zeitraum von 19 bis 23.00 Uhr wird jedes Essen bei Bedarf "nachgefüllt"

misc

• Der "genaue" Preis für ein Essen kann von Wolfgang erst ab frühestens dem 16.10.2008 kalkuliert werden. (Da weiß er die EK-Preise.)
  • Wir haben ausgemacht, dass wir uns in der 43. KW bei ihm melden, den def. Preis abfragen und unser 'go' (nach Orga-Absprache) geben (oder auch nicht...).
• Wir "benötigen" einen pers. Ansprechpartner "mit Hut" für diesen Abend, der bei etwaigen Problemen vom Personal angesprochen werden kann, oder der unsere Interessen gegenüber dem lokal vertritt.
  • Diese Person meldet sich am 01. Nov. nocheinmal vor Ort im Laufe des Tages und beim Eintreffen am Abend.
• Wir sollten zur Abbrechnung/Zählung der Gäste (Essen) Abreißkarten verkaufen.
  • Diese werden dann im lokal von den Essern bspw. in einen Topf getan und können am Ende (für die Bezahlung) ausgezählt werden.
  • Es kam die Idee auf, ein Essen-KombiTicket zu machen (mit zwei untersch. Farben der Abreißkarten): Mensa + social event.
• Es besteht die Mgl. der Medien-Präsentation (bspw. digit. Bilder des Tages) auf einem bereits vorhandenen Fernseher (106cm Bildschirmdiagonale).
  • Medien, Abspielgerät & Kabelage sind dafür von uns mitzubringen.

ToDo

• (Essen) Entscheidung
  • Wollen wir das so?!
• (misc) Anruf
  • def. Zusage & def. Essenspreis in KW 43
• (misc) Klärung
  • Wie "verkaufen" wir das social event den Besuchern?
• (misc) Klärung
  • Wie gehen wir für die Anmeldungen und die Abrechnung vor?
  • Wenn wir ein KombiTicket machen, wie regeln wir das dann mit der Mensa-Abrechnung?