Linux-Infotag-Organisations-HowTo

wenigstens schon mal der geplante Inhalt ;-)

Warum dieses HowTo

Nach zahlreichen Organisationen/Durchführungen von Brandenburger Linux Infotagen kann man davon ausgehen, dass sich eine Menge Erfahrungen angesammelt haben. Damit man nicht jedes Jahr immer wieder neu anfangen muß, was alles zu tun und zu lassen ist, sollen in diesem HowTo einige wichtigen Dinge für die Organisation einer solchen Veranstaltung einmal niedergeschrieben und auch der "Nachwelt" zur Verfügung gestellt werden.

Es werden viele spezifische Dinge zur brandenburger Veranstaltung zu finden sein, was aber nicht heissen soll, dass nicht auch andere Veranstalter von diesem HowTo profitieren können. Es ist auch jeder aufgerufen, seine Erfahrungen und Anmerkungen zur Organistation/Durchführung hier mit einzuarbeiten.

Was ist ein Linux-Infotag?

Eine kurze Definition und die wichtigsten Veranstaltung dieser Art ist im deutschen WikiPedia zu finden. Der Brandenburger Linux Infotag ist natürlich dort auch gelistet...

Aber es sollen nochmal ein paar Dinge aufgelistet werden, um deutlich zu machen, warum es Leute gibt, die solche Veranstaltungen organisieren:

• Ziel ist es, die Idee von Open Source und Freier Software einer breiten Öffentlichkeit zu vermitteln. Ein Teil dieser Idee sein und aktiv mitzuarbeiten.
• Ein LT ist eine Plattform, auf der man Projekte, Idee und Visionen vorstellen kann.
• Die Neugier an Freier Software zu wecken, Unentschlossen die Hemmschwellen am neuen und myteriösen zu nehmen.
• Viele interessante Leute aus der "Szene" kennenlernen, mit ihnen fachsimpeln und persönliche oder fachliche Kontakte knüpfen.
• ... und letztendlich dienen solche Veranstaltungen auch zur Selbstdarstellung der organisierenden Gruppe, Verein usw..

Grundlagen

Planungszeitraum/-reihenfolge

Das Team

Das Motto

Der Veranstaltungsort

Es gibt im Grunde drei Hauptanforderungen an den Ort:

1. ausreichender Platz
2. Strom
3. Anbindung ans Internet

Generell bieten sich daher Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen an, da dort alles nötige bereits vorhanden ist. Man kann allerdings auch mit etwas Mehraufwand eine beliebige andere Versammlungsstätte zum LIT aufmotzen.

Veranstaltungsbestandteile

Vortragsreihe

Ausstellung

Rahmenprogramm

Öffentlichkeitsarbeit

WEB-Seiten

Veranstaltungskalender

Presse

Mailing-Listen

Technik

Netzwerk

Vortragsräume

Austellung

Social Event

Warum?

Blöde Frage, die Party nach dem LIT dient gleich mehreren Punkten. Erstmal hat das Orgateam endlich eine Entspannung verdient, doch der wichtigere Punkt dürfte der Smalltalk mit den Ausstellern und Referenten sein. Bei etwas zum Knabbern und allerlei Getränken kann man in Ruhe plauschen.

Der Ort

Die "Location" sollte ausreichend Platz für die ganzen Gäste bieten. Es ist daher sicherlich sinnvoll, schon vorher ungefähr Bescheid zu wissen, wieviel Leute zur Party kommen. Neben Toiletten sollten auch geschlossene Sitzmöglichkeiten (Stühle, besser Couchen/Sessel) vorhanden sein. Grundsätzlich ist man gut daran, vorhandene Versammlungsstätten (Bars/Kneipen) zu mieten, da dort ein Großteil der Infrastruktur bereits vorhanden ist.

Die Organisation

Der/Die Tag/e unmittelbar vor dem Tag der Tage

Der Tag selbst

letzte "Vergatterung" des Orga-Teams

Es hat sich als gut erwiesen ca. eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn nochmal aller Helfer zusammenzurufen, um:

• sich für das bisher geleistete zu bedanken (immerhin macht dies jeder in seiner Freizeit!),
• kurz jeder Helfergruppe nochmal die jeweiligen Aufgaben in Erinnerung rufen,
• letzte offene Punkte zu besprechen/verteilen,
• ...und letzendlich ein gewisses Gemeinschaftgefühl vermitteln.

Helfer

Man kann nie genug Helfer haben, denn folgende Aufgabenfelder müssen abgedeckt werden:

• Auf- und Abbau der Veranstaltung (erstes möglichst am Vortag, letzteres nach Ende der Veranstaltung am selben Tag),
• Betreuung des Infostand (siehe weiter unten),
• Vortragssaal-Betreuung (ein feststehender Plan wer welchen Vortrag betreut sollte schon vorher angefertigt werden und für alle sichtbar ausliegen (z.B. am Infostand oder im Orga-Raum),
• Technik-Team (Betreuung Netzwerk, Strom, Server, Router usw.),
• Presse-Team (Fotos machen, vielleicht kleinere Interviews mit Referenten, Ausstellern, Besuchern),
• Springer (es fallen ständig kleine Dinge an, die erledigt werden müssen).

Infostand

Der Infostand ist die erste Anlaufstelle, sowohl für Gäste, als auch Referenten und Aussteller. Er sollte also dort liegen, wo man als erstes vorbeiläuft sowie als solcher auch erkennbar sein. Der Stand sollte zu "Stoßzeiten" mit möglichst zwei Leuten besetzt sein, aber nie unbesetzt sein. Folgende Aufgaben haben die Leute am Infostand:

• für Referenten/Aussteller:
  • Umhängeschild ausgeben,
  • Referenten-/Aussteller-Infoblatt ausgeben,
  • Vortragsprogramm ausgeben,
  • auf Besonderheiten hinweisen (z.B. Karten für das Social Event),
  • auf Feedback-Formular hinweisen,
  • auf Vorbereitungsraum, Verpflegung usw. hinweisen,
• für Besucher:
  • Vortragsprogramm ausgeben,
  • Fragen beantworten,
• für Orga-Team:
  • eine zentrale Anlaufstelle zur Aufgabenverteilung, weil in der Regel hier zuerst Probleme auflaufen. Also ab und zu mal vorbeischauen!

Vortragssaal-Betreuung

In jedem Vortrags- und Workshopsaal sollte ein Betreuer anwesend sein, Im Vortragssaal ständig, bei Workshops nur am Anfang der Session. Diese Person muss als Ansprechpartner (z.B. durch ein entsprechendes T-Shirt) erkennbar sein. Folgende Punkte sind bei der Betreuung abzuarbeiten:

• dem Referenten beim Anschluss seiner Rechentechnik an Beamer usw. helfen,
• Einverständniserklärung zur Veröffentlichung von Audio und Folien unterschreiben lassen (oder nicht und dies notieren!),
• dem Referenten das Zeitmanagment erklären (Bsp. für eine 1-Stunden-Einteilung):
  • 45min Vortrag,
  • höchstens 10min Fragen,
  • aller spätestens nach 55min ist Schluß.
• Audiotechnik überprüfen,
• pünktlich den Vortrag beginnen lassen,
• wenn Referent wünscht, ihn kurz vorstellen,
• nach 45min diskret auf Zeit hinweisen,
• nach 55min Vortrag unbedingt beenden,
• Vortragsfolien auf USB-Stick kopieren (wenn Einverständniserklärung),
• beim Abbau helfen.

Verpflegung

Im Vortragsprogramm sollte man eine ausreichend lange Mittagspause (die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Stunde ausreichend ist) einplanen. In dieser Zeit sollte ein grösseres Catering-Angebot (z.B. Mensa) vorhanden sein.

Ausserhalb dieser Pausenzeit ist ein Angebot an Getränken (Kaffee, Tee, Wasser, Cola sowie kleinere Snacks) sinnvoll. Entweder organisiert man ebenfalls eine externe Versorgung oder versucht selbst Entsprechendes heranzuholen und anzubieten.

Sehr gern wird von Referenten, Ausstellern und Helfern ein kleines kostenloses Angebot von Getränken (siehe oben) und Snacks (z.B. selbst gebackenen Kuchen) angenommen. Dies sollte im Orga-/Vorbereitungsraum zur Verfügung stehen. Vorallem fördert dies auch den familiären Charakter der Veranstaltung. Eine Spendendose ist dabei nicht fehl am Platz, denn sie wird gern gefüllt.

Feedback einholen!

Die Zeit danach

Stimmung...

Um ehrlich zu sein - die erste Zeit danach ist neben einer gewissen Erleichterung über die gelungene Veranstaltung auch eine gewisse Resignation zu spüren, weil der Hauptteil der Organisationsarbeit wieder auf zu wenig Schultern lastete.

Feedback sammeln!

Vortrags-Scripte sammeln!

Nachbereitung intern

Kontakte weiter aufrecht erhalten

Checkliste