Linux-Infotag-Organisations-HowTo

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wenigstens schon mal der geplante Inhalt ;-)

Inhaltsverzeichnis

Warum dieses HowTo

Nach der nunmehr dritten Organisation/Durchführung eines Brandenburger Linux Infotages kann man davon ausgehen, dass sich eine Menge Erfahrungen angesammelt haben. Damit man nicht jedes Jahr immer wieder neu anfangen muß, was alles zu tun und zu lassen ist, sollen in diesem HowTo alle wichtigen Dinge für die Organisation einer solchen Veranstaltung einmal niedergeschrieben und auch der "Nachwelt" zur Verfügung gestellt werden.


Es werden viele spezifische Dinge zur brandenburger Veranstaltung zu finden sein, was aber nicht heissen soll, dass nicht auch andere Veranstalter von diesem HowTo profitieren können. Es ist auch jeder aufgerufen, seine Erfahrungen und Anmerkungen zur Organistation/Durchführung hier mit einzuarbeiten.

Was ist ein Linux-Infotag?

Eine kurze Definition und die wichtigsten Veranstaltung dieser Art ist im deutschen WikiPedia zu finden. Der Brandenburger Linux Infotag ist natürlich dort auch gelistet...


Aber es sollen nochmal ein paar Dinge aufgelistet werden, um deutlich zu machen, warum es Leute gibt, die solche Veranstaltungen organisieren:

  • Ziel ist es, die Idee von Open Source und Freier Software einer breiten Öffentlichkeit zu vermitteln. Ein Teil dieser Idee sein und aktiv mitzuarbeiten.
  • Ein LT ist eine Plattform, auf der man Projekte, Idee und Visionen vorstellen kann.
  • Die Neugier an Freier Software zu wecken, Unentschlossen die Hemmschwellen am neuen und myteriösen zu nehmen.
  • Viele interessante Leute aus der "Szene" kennenlernen, mit ihnen fachsimpeln und persönliche oder fachliche Kontakte knüpfen.
  • ... und letztendlich dienen solche Veranstaltungen auch zur Selbstdarstellung der organisierenden Gruppe, Verein usw..

Grundlagen

Planungszeitraum/-reihenfolge

Das Team

Das Motto

Der Veranstaltungsort

Es gibt im Grunde drei Hauptanforderungen an den Ort:

  1. ausreichender Platz
  2. Strom
  3. Anbindung ans Internet

Generell bieten sich daher Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen an, da dort alles nötige bereits vorhanden ist. Man kann allerdings auch mit etwas Mehraufwand eine beliebige andere Versammlungsstätte zum LIT aufmotzen.

Veranstaltungsbestandteile

Vortragsreihe

Ausstellung

Rahmenprogramm

Öffentlichkeitsarbeit

WEB-Seiten

Veranstaltungskalender

Presse

Mailing-Listen

Technik

Netzwerk

Vortragsräume

Austellung

Social Event

Warum?

Blöde Frage, die Party nach dem LIT dient gleich mehreren Punkten. Erstmal hat das Orgateam endlich eine Entspannung verdient, doch der wichtigere Punkt dürfte der Smalltalk mit den Ausstellern und Referenten sein. Bei etwas zum Knabbern und allerlei Getränken kann man in Ruhe plauschen.

Der Ort

Die "Location" sollte ausreichend Platz für die ganzen Gäste bieten. Es ist daher sicherlich sinnvoll, schon vorher ungefähr Bescheid zu wissen, wieviel Leute zur Party kommen. Neben Toiletten sollten auch geschlossene Sitzmöglichkeiten (Stühle, besser Couchen/Sessel) vorhanden sein. Grundsätzlich ist man gut daran, vorhandene Versammlungsstätten (Bars/Kneipen) zu mieten, da dort ein Großteil der Infrastruktur bereits vorhanden ist.

Die Organisation

Der/Die Tag/e unmittelbar vor dem Tag der Tage

Der Tag selbst

Helfer

Kommunikation

Infostand

Der Infostand ist die erste Anlaufstelle, sowohl für Gäste als auch Referenten und Aussteller, er sollte also dort liegen, wo man als erstes vorbeiläuft. Personen, die den LIT mitgestalten, können sich dort schicke Identitätsbänder abholen und erfahren, wo der jeweilige Stand genau ist, wo die Verpflegung rumsteht oder wo persönliche Sachen gehortet werden können. Den Gästen kann man am Infostand genaue Auskunft über Ort und Zeit der Vorträge und Workshops geben, etwas über den eigenen Verein erzählen oder Resonanz über den LIT einholen.


Vortragssaal-Betreuung

In jedem Vortrags- und Workshopsaal sollte ein Betreuer anwesend sein, Im Vortragssaal ständig, bei Workshops nur am Anfang der Session. Diese Person muss als Ansprechpartner (z.B. durch ein entsprechendes T-Shirt) erkennbar sein. Folgende Punkte sind bei der Betreuung abzuarbeiten:

  • dem Referenten beim Anschluss seiner Rechentechnik an Beamer usw. helfen
  • Einverständniserklärung zur Veröffentlichung von Audio und Folien unterschreiben lassen (oder nicht und dies notieren!)
  • dem Referenten das Zeitmanagment erklären (Bsp. für eine 1-Stunden-Einteilung):
    • 45min Vortrag,
    • höchstens 10min Fragen,
    • aller spätestens nach 55min ist Schluß
  • Audiotechnik überprüfen
  • pünktlich den Vortrag beginnen lassen
  • wenn Referent wünscht, ihn kurz vorstellen
  • nach 45min diskret auf Zeit hinweisen
  • nach 55min Vortrag unbedingt beenden
  • Vortragsfolien auf USB-Stick kopieren (wenn Einverständniserklärung)
  • beim Abbau helfen



Verpflegung

Im Vortragsprogramm sollte man eine ausreichend lange Mittagspause (die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Stunde ausreichend ist) einplanen. In dieser Zeit sollte ein grösseres Catering-Angebot (z.B. Mensa) vorhanden sein.

Ausserhalb dieser Pausenzeit ist ein Angebot an Getränken (Kaffee, Tee, Wasser, Cola sowie kleinere Snacks) sinnvoll. Entweder organisiert man ebenfalls eine externe Versorgung oder versucht selbst Entsprechendes heranzuholen und anzubieten.

Sehr gern wird von Referenten, Ausstellern und Helfern ein kleines kostenloses Angebot von Getränken (siehe oben) und Snacks (z.B. selbst gebackenen Kuchen) angenommen. Dies sollte im Orga-/Vorbereitungsraum zur Verfügung stehen. Vorallem fördert dies auch den familiären Charakter der Veranstaltung. Eine Spendendose ist dabei nicht fehl am Platz, denn sie wird gern gefüllt.

Die Zeit danach

Stimmung...

Um ehrlich zu sein - die erste Zeit danach ist neben einer gewissen Erleichterung über die gelungene Veranstaltung auch eine gewisse Resignation zu spüren, weil der Hauptteil der Organisationsarbeit wieder auf zu wenig Schultern lastete.

Feedback sammeln!

Vortrags-Scripte sammeln!

Nachbereitung intern

Kontakte weiter aufrecht erhalten

Checkliste

'Persönliche Werkzeuge