BLIT2008 - Social Event

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Version vom 15. Oktober 2008, 22:44 Uhr von Sokai (Diskussion | Beiträge)

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Es wird gesucht: Ein Ort für ein Geselliges Beisammensein™ mit folgenden Voraussetzungen:

  • Nähe zum Veranstaltungsort
  • Platz für ca. 100-200 Leute (Hausnummer; hat jemand 'ne andere Meinung? --MaD)
  • Verpflegungsmöglichkeit (lokaler Ausschank/Selbstversorgung/Pizza-Bestellung/...)


Inhaltsverzeichnis

Vorschläge

  • Waldschloss wäre gut gewesen, hat aber leider dichtgemacht.
  • Lindenpark: Wäre in Laufentfernung, ist aber wohl zu groß.
  • das Lokal Griebnitzsee: In Laufentfernung, direkt im S-Bahnhof Griebnitzsee. Ich weiß aber nicht, ob man das exklusiv mieten kann? --Hs
    • Von der WebSite: "Veranstaltungen wird man im „Lokal“ nicht erleben können. Dafür kann man die Kneipe nach Absprache mit dem Eigentümer mieten und gegebenenfalls seine eigene Party aufziehen." --dz


Lösung

Die Entscheidung ist gefallen: das lokal Griebnitzsee

Rahmenbedingungen

  • 60-80 Personen (auf diese Anzahl ist auch die aktuelle Kalkulation ausgelegt)
    • bei (weit) mehr als 80 Personen (110 passen in das lokal rein) ist eine Rabattierung mgl.
      • wir haben abgesprochen (ohne dies wahrsch. realisieren zu können, oder?), dass auch nicht mehr als 110 Personen kommen werden
  • das lokal führt uns als geschlossene Veranstaltung (ab 18.00 Uhr wird der "normale" Gastbetrieb eingestellt)
  • ab 19.00 Uhr ist für uns geöffnet
  • die Bezahlung wird von uns spät. am Abend (nach dem Essen) vorgenommen

Getränke

  • Selbstzahler
    • Bezahlung wird vor Ort von den KellnerInnen entschieden (entweder direkt am Tisch bezahlen oder wie "normal" auf Rechnung)

Essen

  • Mischkalkulation
  • ca. 8 - 8.50€ p.P.
  • es wird folgende Essen in Form eines Buffets geben
    1. Hauptessen
      • Vegetarische Nudelpfanne
      • Chili
      • 'Cordon bleu' mit gratinierten Kartoffeln
    2. Beilagen
      • Reis
      • Brot
      • Salat (grüner gemischter)
    3. Desert
      • Rote Beerengrütze
    4. Weiteres
      • Fruchtkorb + (aufgeschnittene) Melone
  • im Zeitraum von 19 bis 23.00 Uhr wird jedes Essen bei Bedarf "nachgefüllt"

misc

  • Der "genaue" Preis für ein Essen kann von Wolfgang erst ab frühestens dem 16.10.2008 kalkuliert werden. (Da weiß er die EK-Preise.)
    • Wir haben ausgemacht, dass wir uns in der 43. KW bei ihm melden, den def. Preis abfragen und unser 'go' (nach Orga-Absprache) geben (oder auch nicht...).
  • Wir "benötigen" einen pers. Ansprechpartner "mit Hut" für diesen Abend, der bei etwaigen Problemen vom Personal angesprochen werden kann, oder der unsere Interessen gegenüber dem lokal vertritt.
    • Diese Person meldet sich am 01. Nov. nocheinmal vor Ort im Laufe des Tages und beim Eintreffen am Abend.
  • Wir sollten zur Abbrechnung/Zählung der Gäste (Essen) Abreißkarten verkaufen.
    • Diese werden dann im lokal von den Essern bspw. in einen Topf getan und können am Ende (für die Bezahlung) ausgezählt werden.
    • Es kam die Idee auf, ein Essen-KombiTicket zu machen (mit zwei untersch. Farben der Abreißkarten): Mensa + social event.
  • Es besteht die Mgl. der Medien-Präsentation (bspw. digit. Bilder des Tages) auf einem bereits vorhandenen Fernseher (106cm Bildschirmdiagonale).
    • Medien, Abspielgerät & Kabelage sind dafür von uns mitzubringen.

ToDo

  • (Essen) Entscheidung
    • Wollen wir das so?!
  • (misc) Anruf
    • def. Zusage & def. Essenspreis in KW 43
  • (misc) Klärung
    • Wie "verkaufen" wir das social event den Besuchern?
  • (misc) Klärung
    • Wie gehen wir für die Anmeldungen und die Abrechnung vor?
    • Wenn wir ein KombiTicket machen, wie regeln wir das dann mit der Mensa-Abrechnung?


5. Brandenburger Linux-Infotag 2008

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